Evenementen organiseren: een inleiding

Evenementen heb je in alle soorten en maten. Zo heb ik workshops voor een aantal mensen, ledendagen voor tientallen mensen, trainingsweekenden en -weken voor een kleine honderd mensen, culinaire recordpogingen voor duizenden mensen en beurzen en demonstraties voor bijna tienduizend mensen (mede-)georganiseerd. Heel verschillende evenementen, maar in de basis is veel hetzelfde

Waarom een evenement

Voor je überhaupt begint te denken over een evenement is het altijd goed om na te denken of een evenement het juiste middel is (en niet een doel op zich). Als een evenement dan inderdaad het middel is, zijn er een aantal zaken waar je mee begint.

De basis: Doelgroep en concept

Je bepaalt de doelgroep en het doel en vanuit daar ga je op zoek naar de vorm van het evenement (concept) en wat voor locatie erbij past (over locaties is veel te zeggen, hierover binnenkort een aparte blog). Als je doel is om mensen intensief te trainen dan is een groot evenement in een beurshal misschien niet de juiste keus en kan je beter het kleiner houden (of kiezen voor veel kleinere ruimtes), als je juist veel mensen rond een onderwerp samen wil brengen dan moet je concept mobiliserend werken en moet je ze natuurlijk ook kwijt kunnen.

Budget en verdienmodel

Als je het doel weet en een idee van het concept weet, kun je gaan bepalen hoeveel geld je kunt (of wilt) besteden aan het evenement. Dit bepaalt onder andere ook welke locatie je uiteindelijk kan kiezen. Denk daarbij niet alleen aan de kosten die je hebt, maar ook hoe je mogelijk aan inkomsten kan komen. Bijvoorbeeld uit fondsen en sponsors, door entree te vragen of door de mogelijkheden om nieuwe donateurs te werven.

Planning en projectteam

Als je in grote lijnen het concept en het budget weet, zul je een planning moeten maken (zie hiervoor ook de checklist die ik in de blog over projectmanagement deelde). Als je een klein evenement organiseert dan kun je dat wel alleen organiseren, echter als het evenement groter wordt, zul je ook meer mensen nodig hebben. Bij grote evenementen een multidisciplinair projectteam, bij kleinere misschien wat vrijwilligers op de dag zelf. Het is goed daarbij te bedenken dat meer mensen handig kan zijn, maar te veel mensen voor je project ook weer onnodige overleg kan betekenen.

Hou het simpel en plan voor problemen

Vervolgens kun je je evenement steeds gedetailleerder uitwerken. Ik zou je daarbij wel willen adviseren, zorg eerst dat je de basis op orde hebt, voordat je de kerstboom helemaal gaat optuigen. Evenementen, zeker als ze groot zijn, zijn vaak al moeilijk genoeg zonder mooie extra ideetjes. Bij de Langste Vegetarische Tafel (waar we 250 tafels en 500 banken hadden), was een aankleding met op elke tafel een tafelkleedje en een bloemetje leuk geweest. Echter op het Museumplein in Amsterdam kun je dat niet lang van te voren doen (dan zijn ze al snel weer weg) en vlak van te voren ben je juist druk met het klaarmaken van het eten. Dan is het dus slim om te kiezen voor de basis en die aankleding dan net te laten zitten. Zeker ook omdat er altijd iets mis kan gaan. Plan dus ook zeker niet te strak, want voor je het weet heeft je verhuurbedrijf het niet goed begrepen en denken ze dat je de bezorging niet óm 1 uur wilt, maar vanaf 1 uur en loopt je hele planning 2 uur uit (sindsdien hebben we een ander bedrijf ingeschakeld én begonnen we 2 uur eerder). Hou daarom ook bij je evenement altijd rekening met noodscenario’s, zoals wat als er een spreker te laat gaat komen of ziek wordt, wat als de bezorging te laat is en wat als het slecht weer wordt (alhoewel bij sommige buitenevenementen er dan gewoon niet echt veel tegen te doen is).