No budget office en mail

Voor elke organisatie is het essentieel om goedwerkende software te hebben. Op zijn minst een tekstverwerker, spreadsheet- en presentatieprogramma. Daarnaast is een mailapplicatie ook wel zo fijn (zodat bijvoorbeeld Google niet mee kan lezen met je mail). Voor beide, het officepakket en mailapplicatie, zijn er zowel gratis als gesponsorde (dus uiteindelijk ook gratis) opties.

Freeware

Het makkelijkste is het om een programma te gebruiken dat gewoon gratis te downloaden is. Je hoeft niet een sponsortraject door en je kunt het gelijk downloaden. Wel gaat het dan vaak om programma’s die iets minder werken, soms net minder gebruiksvriendelijk zijn of gewoon anders werken dan je gewend bent. De twee belangrijkste freeware opties zijn de Opensource programma’s LibreOffice (office) en Mozilla Thunderbird (mail). LibreOffice werkt in grote lijnen hetzelfde als Microsoft Office. Het uiterlijk loopt wel een aantal versies achter, maar de meeste opties vind je gewoon terug en je hebt een tekstverwerker, spreadsheet- en presentatieprogramma. Ook kan LibreOffice bestanden van MS Office openen en vice versa (wel opletten dat je het bestand dan opslaat als .doc(x) of .xls(x)). Thunderbird heeft ook veel dezelfde opties als Outlook van Microsoft en is een prima programma om je mail mee te verwerken.

Sponsoring

Mocht je echter graag met de bekende Microsoft programma’s willen werken dan kan dat voor non-profitorganisaties ook vaak gratis. Je kunt dan zowel gratis MS Office (inclusief Outlook) als Windows krijgen. Daarnaast kunt je diverse mailaccounts aanmaken, eventueel zelfs met je eigen domeinnaam. Je organisatie moet hiervoor wel een ANBI status hebben (dus je net opgerichte mini stichting komt hier nog niet voor in aanmerking), maar dan heb je wel de programma’s waar de meeste mensen mee werken.

Keuze

Als je een ANBI (Algemeen nut beogende instellingen) bent dan is de keuze aan jou welke optie je kiest. Met programma’s als LibreOffice en Thunderbird ondersteun je Opensource, ben je niet afhankelijk van de liefdadigheid van Microsoft en kun je direct mee aan de slag. Je bent dan echter wel afhankelijk van programmamakers die soms minder georganiseerd zijn, je moet je soms zelf verdiepen en Googlen hoe sommige functionaliteiten werken die in MS Office makkelijk te vinden zijn en je hebt soms dat je documenten in MS Office niet helemaal eruit zien zoals bedoeld (wat samenwerken met mensen die alleen met MS Office werken iets lastiger kan maken). De keuze is aan jou, maar Office en mail hoeft je in ieder geval geen geld te kosten.

Een reactie plaatsen